Sprog
Compliance-arbejde på det sprog, jeres folk faktisk bruger
ComplyTrain kører på ni sprog, og agenterne udarbejder jeres dokumentation på det sprog, arbejdet hører til. Ikke på engelsk, så nogen skal oversætte det ugen før audit.
Sprog er et compliance-problem, ikke en præference
Dokumenteret information findes for at blive brugt. ISO 9001 forventer, at den er tilgængelig og egnet til brug dér, hvor arbejdet foregår, hvilket betyder, at den, der følger en arbejdsinstruktion, skal kunne læse den. En procedure, der kun findes på engelsk, på en fabrik hvor arbejdet udføres på polsk, er en procedure, der bliver forklaret mundtligt og derefter fulgt efter hukommelsen. Dokumentet er styret. Praksis er det ikke.
Det samme hul åbner sig ved audit. En auditor arbejder på auditens sprog. Når kvalitetssystemet producerer engelsk, og auditen kører på spansk, sidder nogen og oversætter materialet i hånden ugen før. Den oversættelse er uversioneret, ugennemgået og glider fra det styrede original for hver cyklus, og det er afvigelsen, der bliver skrevet op. Det er en tilbagevendende kilde til findings, som intet har at gøre med kvaliteten af det underliggende system.
De fleste compliance-værktøjer svarer på det ved at oversætte deres egne knapper og menuer. Det hjælper den, der klikker. Det gør intet for det dokument, vedkommende producerer, og det er det dokument, auditor rent faktisk læser.
Hvad der kører på jeres sprog
Tre ting skal lokaliseres, før sprog holder op med at være en compliance-risiko. De fleste værktøjer klarer den første.
Brugerfladen
Menuer, felter, review-køer og systembeskeder på alle ni sprog. Folk arbejder på det sprog, de tænker på, og det er forskellen på et system, der bliver brugt, og et, der bliver arbejdet uden om.
De dokumenter, agenterne udarbejder
Procedurer, politikker og registreringer udarbejdes på sproget hos den, arbejdet hører til. Der er ingen engelsk original med et oversættelsestrin sat på bagefter, så der er ingen anden version, der kan glide.
Godkendelsessporet
Reviews, godkendelser og registreringen af, hvem der accepterede hvad, bliver hængende på dokumentet på det sprog. Den dokumentation, auditor læser, er den, jeres folk producerede.
De ni sprog
ComplyTrain kører på engelsk, dansk, tysk, spansk, finsk, fransk, polsk, svensk og ukrainsk.
Hver bruger vælger sit eget. Valget er per person, ikke per organisation, så en dansk kvalitetschef og en polsk produktionsleder arbejder i det samme system, på de samme styrede dokumenter, hver på sit sprog.
Ét system, flere lande
Koncerner, der opererer på tværs af grænser, ender som regel med en af to løsninger, og begge er dyre. Enten kører hvert datterselskab sit eget kvalitetssystem, og moderselskabet har intet samlet overblik, eller også kører koncernen ét system på engelsk, og hvert sted vedligeholder en uofficiel oversat kopi til dem, der udfører arbejdet.
Den anden er den mest almindelige og den farligste. Den uofficielle kopi er den, der ligger ude på gulvet. Det er den, der bliver forældet.
Ét system, der udarbejder på hvert steds sprog, fjerner grunden til, at skyggekopien overhovedet findes. Det styrede dokument og det anvendte dokument er det samme dokument. Se hvordan det spiller sammen med dokumentstyring og det ISO 9001-strukturerede QMS, eller læs om de standarder, vi understøtter.
Ofte stillede spørgsmål
Skal vi vælge ét sprog for hele organisationen?
Nej. Sprog sættes per bruger. En koncern med enheder i flere lande kører ét kvalitetssystem, og hver person læser og arbejder på sit eget sprog.
Hvad sker der, når auditor arbejder på et andet sprog end stedet?
Dokumentet findes på det sprog, det blev udarbejdet på, med sin review- og godkendelseshistorik vedhæftet. Hvor en audit kræver et andet sprog, produceres dokumentet på det sprog gennem den samme styrede proces i stedet for at blive oversat uformelt uden for systemet.
Er det maskinoversættelse af en engelsk original?
Nej. Agenterne udarbejder på målsproget frem for at oversætte bagefter. Det betyder noget, fordi en oversat procedure arver kildesprogets sætningsbygning, og compliance-dokumentation bliver læst nøje af folk, der ikke har skrevet den.
Hvor ligger data?
I EU. ComplyTrain kører i AWS eu-central-1 (Frankfurt), og hver kunde er isoleret efter silomodellen: et skema, en Cognito-brugerpulje og en storage-bucket per tenant. Sprogunderstøttelse ændrer ikke, hvor noget opbevares.