Мови
Робота з відповідності мовою, якою насправді працює ваша команда
ComplyTrain працює дев'ятьма мовами, і агенти створюють вашу документацію мовою, якою виконується робота. Не англійською, щоб хтось перекладав її перед аудитом.
Мова - це питання відповідності, а не вподобань
Задокументована інформація існує, щоб нею користувалися. ISO 9001 очікує, що вона доступна і придатна для використання там, де виконується робота, а отже людина, яка виконує робочу інструкцію, має бути здатна її прочитати. Процедура, що існує лише англійською, на виробництві, де працюють польською, - це процедура, яку пояснюють усно, а далі виконують з пам'яті. Документ керований. Практика - ні.
Той самий розрив відкривається під час аудиту. Аудитор працює мовою аудиту. Коли система якості видає англійську, а аудит іде іспанською, хтось перекладає пакет документів вручну за тиждень до нього. Той переклад не має версії, не проходив review і з кожним циклом дедалі більше розходиться з керованим оригіналом. Саме це розходження й фіксують у звіті. Це постійне джерело невідповідностей, яке жодним чином не пов'язане з якістю самої системи.
Більшість інструментів для комплаєнсу відповідають на це перекладом власних кнопок і меню. Це допомагає тому, хто натискає. І нічого не дає документу, який він створює, - а саме його читає аудитор.
Що працює вашою мовою
Три речі мають бути локалізовані, перш ніж мова перестане бути ризиком для відповідності. Більшість інструментів роблять лише перше.
Інтерфейс
Меню, поля, черги перевірки та системні повідомлення всіма дев'ятьма мовами. Люди працюють мовою, якою думають, і саме це відрізняє систему, якою користуються, від тієї, яку обходять.
Документи, які створюють агенти
Процедури, політики та записи створюються мовою тієї людини, якій належить робота. Немає англійського оригіналу з доданим потім етапом перекладу, а отже немає другої версії, яка могла б розійтися.
Слід погоджень
Перевірки, підписи та запис про те, хто що прийняв, залишаються при документі тією самою мовою. Підтвердження, яке читає аудитор, - це саме те, що створила ваша команда.
Дев'ять мов
ComplyTrain працює англійською, данською, німецькою, іспанською, фінською, французькою, польською, шведською та українською.
Кожен користувач обирає свою. Вибір належить людині, а не організації, тож данський менеджер з якості й польський керівник виробництва працюють в одній системі, з тими самими керованими документами, кожен своєю мовою.
Одна система, кілька країн
Групи компаній, що працюють у різних країнах, зазвичай доходять до одного з двох варіантів, і обидва дорогі. Або кожна дочірня компанія веде власну систему якості, і материнська не має зведеної картини, або група веде одну систему англійською, а кожен майданчик підтримує неофіційну перекладену копію для тих, хто виконує роботу.
Другий варіант поширеніший і небезпечніший. Саме неофіційна копія лежить у цеху. Саме вона застаріває.
Одна система, яка створює документи мовою кожного майданчика, усуває саму причину появи тіньової копії. Керований документ і використовуваний документ - це той самий документ. Подивіться, як це поєднується з керуванням документами та QMS за структурою ISO 9001, або почитайте про стандарти, які ми підтримуємо.
Поширені запитання
Чи потрібно обирати одну мову для всієї організації?
Ні. Мова налаштовується для кожного користувача. Група з підрозділами в кількох країнах веде одну систему якості, а кожна людина читає і працює своєю мовою.
Що робити, якщо аудитор працює іншою мовою, ніж майданчик?
Документ існує тією мовою, якою його створили, разом з історією перевірок і погоджень. Якщо аудит потребує іншої мови, документ створюється цією мовою через той самий керований процес, а не перекладається неформально поза системою.
Це машинний переклад англійського оригіналу?
Ні. Агенти створюють документ одразу цільовою мовою, а не перекладають його потім. Це має значення, бо перекладена процедура успадковує будову речень мови оригіналу, а документацію з відповідності уважно читають люди, які її не писали.
Де зберігаються дані?
У ЄС. ComplyTrain працює в AWS eu-central-1 (Франкфурт), і кожен клієнт ізольований за моделлю силосу: окрема схема, окремий пул користувачів Cognito та окремий бакет для кожного орендаря. Підтримка мов не змінює того, де все зберігається.