Як провести внутрішній аудит, який щось виявляє

Більшість внутрішніх аудитів нічого не знаходять, і саме в цьому проблема. Програма, яка щоцикл повертає чистий аркуш, - це не доказ здорової системи; це доказ того, що ніхто не придивився достатньо уважно. Внутрішній аудит - це найдешевше місце в організації для виявлення проблеми, і невідповідність, зафіксована тут, коштує частки того, у що обійдеться та сама невідповідність, знайдена органом сертифікації чи замовником.

Що насправді вимагає пункт 9.2

ISO 9001 вимагає чотирьох речей, і вони менш приписові, ніж припускає більшість програм:

• Програму аудиту, спланована з урахуванням важливості залучених процесів, змін, що впливають на організацію, і результатів попередніх аудитів. Інакше кажучи, на основі ризиків, а не просто все раз на рік.
• Визначені критерії та обсяг для кожного аудиту.
• Аудиторів, обраних так, щоб процес був об’єктивним і неупередженим. Формулювання стандарту таке, що аудитори не повинні перевіряти власну роботу.
• Результати, повідомлені відповідному керівництву, з корекцією та коригувальними діями, вжитими без невиправданої затримки.

Немає вимоги щодо частоти, немає обов’язкового шаблону контрольного переліку і немає вимоги, щоб аудитор мав сертифікат. Що є, так це очікування, що програму спроектовано, а не успадковано.

Планування так, щоб вона щось знаходила

Два рішення визначають, чи буде аудит корисним, і обидва ухвалюють до того, як хтось вийде на майданчик.

Перше - на що дивитися. Програма, яка по черзі перевіряє кожен пункт стандарту, витрачатиме більшість часу на речі, які минулого року були в порядку. Програма, що зважує на процеси, де робота справді йде не так, - ні. Подивіться на свої невідповідності, скарги замовників і майже-інциденти за останній цикл і дайте їм визначити графік.

Друге - хто проводить аудит. Незалежність - це вимога, але саме компетентність робить його вартим зусиль. Хтось з іншого відділу, хто розуміє процес достатньо добре, щоб поставити друге запитання, знайде більше, ніж досвідчений аудитор, якому доводиться пояснювати основи.

Аудит практики, а не процедури

Найпоширеніший спосіб, у який внутрішній аудит зазнає невдачі, - це коли він звіряє документацію саму із собою. Хтось читає процедуру, запитує, чи її дотримуються, чує «так», ставить галочку і йде далі. Нічого не перевірено.

Альтернатива - простежити реальний випадок. Візьміть замовлення, партію, запит на зміну чи запис про навчання і простежте його від початку до кінця, вимагаючи докази на кожному кроці. Там, де слід повний, процес працює. Там, де він обривається, ви щось знайшли, і зазвичай це буде одна з трьох речей: процедура описує роботу, яку ніхто не виконує; робота відбувається, але не залишає запису; або запис існує, але ніхто його не переглянув.

Це також найшвидший спосіб виявити, що контрольований документ і документ у використанні - це різні версії, що є найпоширенішою невідповідністю в контролі документів.

Як написати невідповідність, з якою хтось зможе працювати

Невідповідність потребує трьох частин, і саме на середній зазнає невдачі більшість звітів:

1. Вимога. Який пункт, яка процедура, яка договірна умова.
2. Доказ. Що ви побачили, з достатньою деталізацією, щоб хтось інший міг знайти це знову: номер документа, дата, партія, роль особи.
3. Розрив. Що показує доказ порівняно з тим, чого вимагає вимога.

Чого невідповідність містити не повинна, так це рішення. Вирішувати, як це виправити, - справа власника процесу, який знає обмеження, невідомі аудитору. Звіт про аудит, який приписує виправлення, зазвичай отримує саме приписане виправлення, незалежно від того, чи усуває воно причину.

Будьте чіткими й щодо серйозності. Невідповідність - це невиконана вимога. Спостереження - це те, що стане невідповідністю, якщо залишити без уваги. Називати все спостереженнями, щоб звіт був комфортним, прибирає єдиний сигнал, який має керівництво.

Замикання циклу

Невідповідність не закрита, коли хтось записує коригувальну дію. Вона закрита, коли дію виконано і щось показує, що вона спрацювала. Це означає термін виконання, названого власника і подальшу перевірку, якою часто є ще одна вибірка того самого процесу через цикл.

Коригувальна дія стосується причини, а не інциденту. Якщо запис відсутній, корекція - це заповнити запис; коригувальна дія - це те, що пояснює, чому його не було, і зазвичай це крок, який ніколи не був практичним, передача роботи, за яку ніхто не відповідає, або навчання, яке відбулося одного разу. Функціонал нашої QMS структурований навколо пунктів ISO 9001, тож невідповідність, дія та доказ залишаються прив’язаними до одного процесу, а не живуть у трьох системах.

Програма, яку варто мати

Оцінюйте програму за тим, у що вам обходиться помилятися. Якщо сертифікаційний аудит чи аудит замовника знаходить те, чого не знайшли ваші внутрішні аудити, програма декоративна, і найдешевше виправлення зазвичай - перевіряти менше процесів як слід, а не всі швидко. Дивіться три види аудиту відповідності, щоб зрозуміти, як внутрішній стоїть поряд з іншими.