Was Generalunternehmer der Verteidigungsbranche im Lieferantenaudit tatsächlich prüfen

Ein Lieferantenaudit durch einen Generalunternehmer aus der Verteidigungsindustrie ist kein Gespräch. Es ist eine strukturierte Prüfung dokumentierter Nachweise. Der Auditor bringt eine Checkliste mit, eine Bewertungsmatrix und ein begrenztes Zeitfenster. Mündliche Zusicherungen oder Versprechen künftiger Verbesserungen interessieren ihn nicht. Er will Aufzeichnungen sehen: gelenkt, auffindbar und rückverfolgbar. Dieser Artikel beschreibt, welche Nachweise ein Generalunternehmer oder ein Einkäufer aus der Verteidigungsbranche typischerweise erwartet, und zeigt, wie sich ein kleiner Lieferant ohne eigene Qualitätsabteilung darauf vorbereitet.

Dokumentenlenkung: Das Erste, was er öffnet

Die Dokumentenlenkung ist fast immer der erste Bereich, den ein Auditor untersucht. Der Grund ist einfach: Wenn Ihre dokumentierte Information nicht gelenkt ist, lässt sich auf nichts anderes in Ihrem Qualitätsmanagementsystem vertrauen. Auditoren prüfen auf Folgendes:

Eine Stammliste (oder ein Register) der gelenkten dokumentierten Information mit Dokumenten-ID, Titel, Revisionsstand, Freigabeberechtigung und Gültigkeitsdatum. Nachweis, dass veraltete Revisionen an den Verwendungsstellen entfernt oder deutlich als überholt gekennzeichnet werden. Ein festgelegter Freigabeprozess, das heißt: Für jedes Dokument ist eine namentlich benannte Person (oder Rolle) für Prüfung und Freigabe verantwortlich. Verteilernachweise oder ein Zugriffssteuerungsmechanismus, der belegt, dass die richtige Revision die Personen erreicht, die sie brauchen.

Häufige Mängel: unbeschriftete Word-Dateien auf gemeinsamen Laufwerken, Dokumente ohne Revisionshistorie und Verfahren, die die Mitarbeiter nie gesehen haben. In einem kleinen Team kann eine gut strukturierte Ordnerhierarchie mit Namenskonventionen (zum Beispiel PRO-007_Rev-C_Loetverfahren.pdf) die Anforderung erfüllen. Aber die Benennung allein reicht nicht: Sie brauchen ein Register, das jedes Dokument mit seiner aktuellen Revision und seinem Freigabenachweis verknüpft.

Das QMS-Modul von ComplyTrain ist an den Anforderungen der ISO 9001 ausgerichtet, einschließlich Dokumentenlenkung mit Revisionsverfolgung und Freigabeabläufen. Wenn Sie einen Ausgangspunkt suchen, sehen Sie sich unsere Übersicht unter /product/qms an.

Rückverfolgbarkeit: Dem Faden vom Auftrag bis zur Lieferung folgen

Verteidigungsaufträge sind fast immer mit Anforderungen an die Rückverfolgbarkeit verbunden. Der Auditor greift sich ein fertiges Teil (oder eine Charge) heraus und verfolgt es rückwärts. Er will sehen:

Bestell- oder Vertragsreferenz, verknüpft mit dem Auftrag. Wareneingangszertifikate (Werkszeugnisse, Konformitätsbescheinigungen), zugeordnet zur konkreten Los- oder Chargennummer. Prüfaufzeichnungen aus dem Fertigungsprozess, verknüpft mit dem Fertigungsauftrag. Aufzeichnungen der Endprüfung. Verpackungs- und Versandaufzeichnungen, einschließlich jeder vom Kunden geforderten Kennzeichnung oder Etikettierung.

Der Auditor kann auch vorwärts verfolgen: Können Sie ausgehend von einem Materialzertifikat zeigen, in welche fertigen Teile das Material eingegangen ist? Das ist der Rückruffall. Lautet die Antwort „Wir müssten alles durchsehen“, ist das eine Abweichung.

Für einen kleinen Lieferanten erfordert Rückverfolgbarkeit kein ERP-System. Sie erfordert eine einheitliche Auftragsnummernkonvention und die Disziplin, jede Aufzeichnung (Prüfung, Materialzertifikat, Prüfergebnis) dieser Auftragsnummer zuzuordnen. Ein Ordner je Auftrag, physisch oder digital, mit einer Checkliste der erforderlichen Aufzeichnungen darin, ist ein praktikabler Ansatz.

Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen: Belegen, dass Sie aus Fehlern lernen

Auditoren verlangen Einblick in Ihr Register der Korrekturmaßnahmen. Sie prüfen drei Dinge. Erstens: dass Nichtkonformitäten (interner Ausschuss, Kundenreklamationen, Auditbefunde) aufgezeichnet und nicht bloß behoben und vergessen werden. Zweitens: dass eine Ursachenanalyse durchgeführt wird und nicht nur eine einzeilige Beschreibung wie „Bedienfehler“ dasteht. Drittens: dass die Wirksamkeit bestätigt wird. Haben Sie nach der Umsetzung einer Maßnahme überprüft, ob das Problem nicht erneut auftrat?

Eine häufige Auditfrage lautet: „Zeigen Sie mir Ihre letzten drei Korrekturmaßnahmen.“ Wenn Sie sie nicht vorlegen können oder wenn jede Ursache als „menschliches Versagen“ ohne systematische Untersuchung geführt wird, hält der Auditor eine Abweichung fest. Generalunternehmer der Verteidigungsindustrie sehen einen ausgereiften Prozess für Korrekturmaßnahmen als Indikator für die Zuverlässigkeit eines Lieferanten. Sie wissen, dass jeder Lieferant Probleme hat. Sie wollen sehen, dass Sie sie beherrschen.

Kleine Lieferanten tun sich hier oft schwer, weil Korrekturmaßnahmen in E-Mail-Verläufen oder mündlichen Absprachen versickern. Ein einfaches Register (Tabelle oder Datenbank) mit Feldern für Beschreibung, Ursache, Sofortmaßnahme, Korrekturmaßnahme, verantwortliche Person, Zieltermin und Wirksamkeitsbestätigung stellt die meisten Auditoren zufrieden. Unser Leitfaden zu den Normen unter /standards/iso-9001 beschreibt die Anforderungen an Korrekturmaßnahmen, die direkt dem entsprechen, was Generalunternehmer erwarten.

Kompetenznachweise: Können Sie belegen, dass Ihre Leute qualifiziert sind?

Der Auditor verlangt Kompetenznachweise für Personal, das kritische Arbeiten ausführt. Dazu gehören, ohne darauf beschränkt zu sein:

Schulungsnachweise, die belegen, dass jede Person auf die für ihre Rolle einschlägigen Verfahren geschult wurde. Qualifikationsnachweise für spezielle Prozesse (Schweißzertifizierungen, Lötqualifikationen, Zertifizierungen für ZfP-Prüfer), soweit zutreffend. Nachweis, dass Schulungen in festgelegten Abständen aufgefrischt werden und nicht ein einmaliges Ereignis aus dem Jahr 2017 sind. Nachweise über Einweisungsschulungen, einschließlich der Kenntnis der Qualitätspolitik und etwaiger kundenspezifischer Anforderungen.

Der Auditor greift sich üblicherweise eine Person in der Fertigung heraus, prüft, welche Verfahren für ihre Arbeit gelten, und sucht dann den Schulungsnachweis. Fehlt der Nachweis oder ist die Qualifikation abgelaufen, ist das eine Nichtkonformität.

Für einen kleinen Lieferanten genügt eine Qualifikationsmatrix (eine Tabelle, die das Personal den erforderlichen Kompetenzen gegenüberstellt, mit Abschlussdaten und nächsten Überprüfungsterminen). Die Matrix muss gepflegt werden, das heißt: Wenn jemand die Rolle wechselt oder ein Verfahren überarbeitet wird, werden die Schulungsnachweise aktualisiert.

Kalibrierung und Prüfmittelüberwachung

Wenn Ihre Arbeit Messungen umfasst (und in der Verteidigungsbranche ist das fast immer der Fall), prüft der Auditor Ihre Kalibriernachweise. Er will ein Kalibrierregister sehen, das alle Messmittel, Kalibrierintervalle, den Kalibrierstatus und den Kalibrierdienstleister auflistet. Er prüft, ob die Kalibrierzertifikate auf nationale oder internationale Normale rückführbar sind. Er kann sich ein Messmittel aus der Fertigung greifen und den Kalibriernachweis dazu an Ort und Stelle verlangen.

In Gebrauch befindliche, nicht kalibrierte Messmittel sind eine schwerwiegende Abweichung. War ein Messmittel überfällig und wurde in diesem Zeitraum zur Freigabe von Produkten verwendet, kann der Auditor verlangen, dass Sie diese Produkte zurückrufen oder erneut prüfen. Kennzeichnen Sie Ihre Messmittel eindeutig (Kalibrieraufkleber mit Fälligkeitsdatum), sondern Sie außer Betrieb genommene Mittel aus und halten Sie die Zertifikate zugänglich.

Managementbewertung und internes Audit

Generalunternehmer der Verteidigungsindustrie erwarten den Nachweis, dass die Leitung das Qualitätsmanagementsystem in festgelegten Abständen bewertet. Protokolle oder Aufzeichnungen der Managementbewertung sollten abdecken: Auditergebnisse, Kundenrückmeldungen, Prozessleistung, Stand der Korrekturmaßnahmen und Ressourcenbedarf. Der Auditor prüft, ob die Leitung aktiv eingebunden ist und die Qualität nicht vollständig an eine einzelne Person ohne Befugnisse delegiert wurde.

Ebenso werden interne Audits erwartet. Sie brauchen einen Auditplan, abgeschlossene Auditberichte und den Nachweis, dass Befunde aus internen Audits in den Prozess der Korrekturmaßnahmen einfließen. Auch als Fünf-Personen-Unternehmen können Sie interne Audits durchführen. Die Anforderung ist, dass der Auditor unabhängig von der auditierten Tätigkeit ist (der Fertigungsleiter kann den Einkauf auditieren und umgekehrt).

Wie sich ein kleiner Lieferant ohne Qualitätsabteilung vorbereitet

Die meisten kleinen Lieferanten in der Verteidigungslieferkette haben keinen eigenen Qualitätsmanager. Der Inhaber, der Betriebsleiter oder ein erfahrener Techniker trägt die Qualitätsverantwortung neben seiner eigentlichen Aufgabe. Das verstehen die Auditoren. Was sie nicht akzeptieren, ist das Fehlen eines Systems.

Die Vorbereitung besteht aus vier Schritten. Erstens: Bauen Sie ein Register Ihrer gelenkten dokumentierten Information auf und prüfen Sie, ob jedes Dokument eine aktuelle Revision, eine Freigabe und eine Verteilmethode hat. Zweitens: Nehmen Sie sich drei abgeschlossene Aufträge vor und testen Sie Ihre eigene Rückverfolgbarkeit. Können Sie jeden vom Auftrag bis zur Lieferung mit einem vollständigen Satz Aufzeichnungen nachverfolgen? Drittens: Prüfen Sie Ihr Register der Korrekturmaßnahmen und bestätigen Sie, dass jeder Eintrag eine Ursache, eine festgelegte Maßnahme und einen Bestätigungsschritt enthält. Viertens: Bestätigen Sie, dass die Kompetenznachweise (Qualifikationsmatrix, Qualifikationszertifikate, Kalibriernachweise) aktuell sind und innerhalb von Minuten auffindbar.

Eine an der ISO 9001 ausgerichtete QMS-Plattform kann den Flickenteppich aus Tabellen, gemeinsamen Laufwerken und Aktenschränken ersetzen, auf den sich die meisten kleinen Lieferanten stützen. ComplyTrain bietet Dokumentenlenkung, Nachverfolgung von Korrekturmaßnahmen und Verwaltung von Schulungsnachweisen in einem System, gehostet in AWS eu-central-1 (Frankfurt) mit Isolation über schema-per-tenant, Cognito-pool-per-tenant und bucket-per-tenant. Wenn Sie sehen möchten, wie das der obigen Checkliste entspricht, fordern Sie unter /product/qms eine Vorführung an.