Notre point de vue
La conformité, ce n'est pas inventer. C'est organiser.
L'essentiel d'un programme de conformité consiste à transformer ce que vous savez déjà en un format qu'un auditeur acceptera. Personne ne devrait y consacrer sa semaine. Une machine s'en charge très bien. Voici comment nous concevons un logiciel de conformité fondé sur l'IA. Les agents organisent vos données. La décision revient toujours à une personne. Renseignez vos données une seule fois. Les agents rédigent. Vous décidez.
Le nom joue sur les mots, mais il a un sens précis
Nous formons votre organisation à la conformité, et la conformité est elle-même un trajet en train. La destination ne change pas : un système que l'auditeur acceptera. Mais chacun monte à une gare différente. Certains arrivent avec des classeurs pleins de procédures, d'autres avec presque rien d'écrit. Le point où vous montez, c'est votre niveau de maturité, et ce n'est la faute de personne. Notre travail : vous faire avancer depuis là où vous êtes, sans vous demander de décrire votre entreprise en partant de zéro.
Pourquoi « écrivez, tout simplement » est la mauvaise consigne
La plupart des logiciels de conformité qui ont ajouté l'IA ont fait le choix évident : une case vide à l'écran, et au modèle d'écrire. Pour nous, c'est la mauvaise consigne. Une case vide invite à inventer, et l'invention est précisément ce qu'un document de conformité ne doit jamais contenir. Nos agents font l'inverse : ils déplacent une information connue vers une structure connue, et signalent clairement lorsqu'un fait manque encore, au lieu de combler le vide par une hypothèse plausible.
Un - l'information existe déjà
La plus grande partie de ce qu'exige une norme, vous la connaissez déjà. Vos lieux d'activité, la répartition des rôles, le risque porté par chaque fournisseur, le contenu réel de votre politique. Le rôle de ComplyTrain est de rassembler ces éléments une seule fois et de les conserver. Il récupère les données là où elles se trouvent déjà, les place dans des coffres sécurisés propres à chaque organisation, et les organise pour que les agents les retrouvent par le sens plutôt que par mot-clé :
- Votre site public
- Les documents que vous détenez déjà
- Une conversation orale ou une réunion enregistrée
- Un message de messagerie échangé au passage
Rien ne sort de vos murs pour répondre à une question sur votre propre entreprise. Posez une question sur votre organisation : la réponse vient de votre organisation, de vos documents approuvés et de vos faits confirmés, pas de l'internet ouvert.
Deux - la réflexion est faite une seule fois, par des experts
Une norme veut dire la même chose pour toutes les entreprises qui s'y soumettent. La partie coûteuse et spécialisée - lire les clauses, décider quelles preuves comptent, définir les jalons et les modèles - doit donc se faire une seule fois, correctement, puis servir à tous. Les experts en conformité de Skylen préparent chaque norme en amont, en isolant les éléments dont toute organisation concernée aura besoin :
- Les exigences, clause par clause
- Les jalons qui vous mènent d'ici à un état prêt pour l'audit
- Les faits que la norme doit connaître à votre sujet
- Les formulaires et modèles de documents, prêts à être remplis
Améliorez ce travail une fois et toutes les organisations concernées par cette norme en profitent. Et les agents qui l'exploitent ne sont pas des chatbots généralistes : ce sont des experts métier chevronnés, formés par les mêmes experts Skylen qui ont préparé la norme, disponibles en permanence et cohérents du premier document au dernier.
Trois
Nous ne demandons jamais à un agent de « se contenter de rédiger ». Chaque document se construit, section par section.
Un document, ici, n'est pas une longue requête adressée à un modèle. C'est une structure : des sections, chacune reliée aux exigences qu'elle doit satisfaire. Pour chaque section, l'agent reçoit un objectif, un modèle validé par des experts et vos propres connaissances. Il n'a alors qu'une seule tâche à accomplir.
Partez de l'exigence
Chaque section répond à des exigences précises de la norme. L'agent part de ces exigences, et non d'une page blanche. La finalité de chaque section reste ainsi toujours claire.
Travaillez dans un modèle validé par des experts
La structure de cette section - son objectif et la forme que doivent prendre de bonnes preuves d'audit - a été préparée et vérifiée par les experts de Skylen pour cette norme. L'agent rédige à l'intérieur de ce modèle, et non en dehors.
Ancrez-le dans vos propres connaissances
Pour le contenu, l'agent s'appuie uniquement sur vos faits confirmés et vos documents approuvés, c'est-à-dire vos propres mots sur votre organisation, retrouvés par le sens et transmis à l'agent comme base de la rédaction.
Signalez ce qui n'est pas connu, ne l'inventez jamais.
Lorsqu'une information manque encore, le brouillon comporte un marqueur clairement identifié et la question est renvoyée à une personne. L'agent ne comble pas une lacune de conformité par une supposition qui semble plausible.
Une personne approuve
L'agent rédige et propose. Seule une personne accepte, modifie ou valide. Aucun texte produit par un agent n'entre dans un document approuvé sans qu'une personne en décide ainsi. Cette règle est intangible.
Quatre - la conformité, c'est former votre organisation et faire tourner de bons processus
Un certificat au mur ne fait pas la conformité. La conformité, c'est que les personnes de votre organisation savent ce qu'on attend d'elles et que le travail repose sur des processus qui tiennent quand quelqu'un vient vérifier. ComplyTrain n'est donc pas qu'un moteur documentaire. Il forme vos équipes : le module AI Training conçoit et déploie les formations exigées par vos référentiels. Il fait aussi tourner les tâches récurrentes sur un moteur de processus. Les revues, les approbations et les preuves d'audit arrivent à temps et laissent une trace, au lieu de dépendre de l'agenda et de la mémoire d'une seule personne.
Cinq - saisissez l'information une fois, et tout le monde travaille au même endroit
Fournissez une information une seule fois : elle devient disponible partout où elle est utile. Au prochain entretien, à chaque document qui la cite, à chaque agent qui répond à une question à son sujet. Les personnes et les agents partagent un même système structuré : les mêmes faits, les mêmes exigences, les mêmes modèles. On ne remet jamais à l'agent une case vide. On lui remet des outils structurés et vos propres connaissances. C'est ce qui permet à la machine de prendre en charge les tâches répétitives pendant qu'une personne garde le jugement.
Résultat : un programme de conformité qui avance au rythme de la revue, et non à celui de la transcription. Quelques minutes, plutôt que des mois passés à retranscrire votre entreprise dans le modèle d'un autre.
Ce qu'il faut en retenir
Trois engagements sous-tendent l'ensemble des actions de nos agents.
Fondé sur vos propres mots
Les agents répondent à partir de vos documents approuvés et de vos faits confirmés, c'est-à-dire les données propres à votre organisation, et non à partir d'Internet. Ces connaissances restent dans votre coffre-fort sécurisé, propre à chaque organisation.
Une personne décide toujours
L'IA rédige et propose. Seule une personne approuve. Aucun agent ne peut approuver, publier ou valider un document, une preuve d'audit ou un risque. Chaque modification issue de l'IA est attribuable et réversible.
Parlez ou saisissez le texte
Chaque agent accepte aussi bien la dictée que la saisie au clavier. Décrivez une section à voix haute, en langage courant, ou rédigez-la. À vous de choisir la méthode la plus rapide.
Become enlightened
En savoir plus - sur vos propres données
Vous disposez probablement déjà de nombreuses informations sur vos processus, votre organisation et vos produits. Avec ComplyTrain, vous réintégrez ces données dans de nouveaux modèles. Vous réutilisez les informations déjà produites pour générer vos informations documentées de conformité, et bien plus encore.