Gestion des exigences
Visualisez chaque exigence à laquelle vous êtes soumis, quel que soit le référentiel, y compris vos propres contrats et politiques. Chacune est reliée aux informations documentées, aux preuves d'audit et aux processus qui la satisfont.
Rassemblez dans une vue unique toutes les exigences qui vous concernent : celles des normes que vous suivez, mais aussi celles des contrats et des politiques qui vous engagent. Chaque exigence est reliée au document qui la traite, aux preuves qui la démontrent et au processus qui l'applique.
Toutes vos exigences, réunies dans une seule vue
Requirements Management rassemble dans une vue unique tout ce que votre organisation doit accomplir : chaque norme que vous appliquez, mais aussi les exigences de vos clients, de vos fournisseurs et de vos propres politiques. Pour chaque exigence, l'outil indique ce qui y répond, ce qui la prouve et ce qui l'exécute. La question « que devons-nous faire, au total ? » trouve enfin une réponse unique.
- Les documents et sections qui répondent à chaque exigence, jusqu'à l'article précis
- Les preuves qui l'attestent : liens vers des documents, des enregistrements, des tâches et des travaux réalisés
- Le processus actif qui l'exécute, pour distinguer les documents de la pratique
- Les écarts, avant que quelqu'un d'autre ne les trouve
Documentée, prouvée et exécutée : trois réponses honnêtes
La plupart des outils réduisent la conformité à un seul chiffre rassurant. Celui-ci garde trois réponses distinctes et rend compte de chacune selon ses propres termes : cette exigence est-elle consignée quelque part, existe-t-il une preuve, et le travail est-il réellement effectué ? Cette approche fait apparaître les deux situations que tout responsable qualité connaît bien : une exigence documentée mais qu'aucune preuve n'atteste, et une exigence sur le papier qu'aucun processus n'exécute. Vous pouvez encore les corriger.
Repérez les écarts, traitez d'abord les plus critiques
Un tableau de bord présente votre situation d'ensemble et ventile la couverture par norme, par criticité et par catégorie. Vous voyez ainsi précisément où se concentrent les exigences non couvertes, en commençant par les plus critiques. Deux listes d'écarts orientent le travail : les exigences qu'aucun document ne couvre, et celles qu'aucun processus actif n'exécute. Un explorateur avec recherche réunit toutes les exigences dans un tableau filtrable. « Montrez-moi toutes les exigences critiques non couvertes, toutes normes confondues » tient en deux clics.
L'IA effectue la recherche, votre équipe décide
Lorsque vous adoptez une nouvelle norme, l'IA examine les documents dont vous disposez déjà et propose ceux qui pourraient satisfaire ses exigences. Votre équipe les examine et les valide. AI Verification vous donne un second avis sur la question de savoir si votre contenu répond réellement à chaque article. C'est un conseil qu'une personne peut suivre, jamais une modification de vos enregistrements. L'IA se charge de la recherche et du premier tri. Votre équipe prend toutes les décisions qui comptent lors d'un audit.
À quoi cela ressemble
Placeholder - traçabilité des exigences vers les preuves d'audit. Chargez la vraie capture d'écran dans l'administration.
Cas d\u2019usage
Plusieurs normes, un seul registre
Gérer plusieurs référentiels à la fois, c'est souvent répondre à une même obligation sous des numéros de clause différents. Notre table de correspondance entre référentiels vous montre où la réutilisation existe réellement. Chaque lien est accompagné d'une justification écrite. Chaque exigence garde sa place dans la liste des écarts : vous voyez les recoupements, mais rien n'est marqué comme traité à votre insu.
Obligations au-delà des normes
Une exigence contractuelle, une politique interne, une exigence propre à un client : ajoutez les vôtres et elles s'affichent aux côtés des exigences standard. Elles comptent dans le calcul de la couverture et des écarts, exactement comme une exigence intégrée, au lieu de rester dans un tableur séparé que personne n'ouvre.
Un livrable que vous pouvez remettre à l'auditeur
Exportez la matrice de traçabilité au format CSV ou dans un PDF à vos couleurs. Vous retrouvez les mêmes lignes, dans le même ordre qu'à l'écran, générées à partir de données en direct. Quand un auditeur vous demande comment vous répondez à une exigence, vous produisez le document sur-le-champ. Fini la recherche dans les dossiers.
Définissez le domaine d'application, avec la justification qu'un auditeur vous demandera
Toutes les exigences ne s'appliquent pas à chaque organisation. Marquez ce qui ne s'applique pas et consignez une justification écrite en regard. Vous répondez ainsi à l'une des non-conformités d'audit les plus courantes : les exclusions non justifiées.
Traçabilité, couverture et contrôle dans un seul module
Traçabilité de l'exigence à la preuve
Une ligne par exigence. Chaque ligne indique les documents et sections qui la traitent, les preuves d'audit qui la justifient et le processus en service qui l'exécute. Vous pouvez déployer chaque ligne jusqu'au détail exact et l'exporter comme livrable d'audit.
Les écarts que vous pouvez anticiper
Deux listes d'écarts : les exigences que rien ne documente et celles qu'aucun processus actif ne réalise. Les plus critiques apparaissent en premier. Vous priorisez ainsi les actions correctives au lieu de les découvrir au pire moment.
Toutes les normes, plus la vôtre
Les exigences de vos normes ainsi que les obligations de vos contrats et de vos politiques figurent dans un registre unique, chacune rattachée aux mêmes preuves. Rien de ce à quoi vous êtes tenu n'est suivi à part.