La plateforme
Une plateforme unique pour l'ensemble de votre programme de conformité
ComplyTrain réunit dans un seul système le travail que les organisations réglementées doivent accomplir et doivent prouver, du système de management de la qualité à la réponse aux appels d'offres. Les modules partagent un même jeu de dossiers, organisés autour de vos normes. L'IA se charge des lectures fastidieuses, mais la décision revient toujours à une personne.
Un seul système plutôt qu'un empilement d'outils
Le travail de conformité est fait de liens : une procédure modifiée impose une nouvelle formation, une nouvelle exigence appelle de nouvelles preuves, le risque d'un fournisseur devient votre constat d'audit. Quand chacun de ces éléments vit dans un outil ou un tableur différent, ces liens sont entretenus à la main. Et ce sont eux qui cèdent juste avant un audit.
ComplyTrain regroupe tout le programme dans un seul système. Les liens sont donc maintenus pour vous. Une check-list terminée peut déclencher l'action corrective et enregistrer le risque d'elle-même. Une information saisie une fois apparaît dans vos documents et sert de base à chaque échange ultérieur. Une preuve d'audit que vous acceptez à un endroit répond à une question d'appel d'offres à un autre. Le résultat n'est pas plus de logiciel : c'est moins de rapprochements manuels, ceux auxquels les équipes soumises à des exigences réglementaires consacrent leurs semaines.
Organisé autour de vos référentiels
Chaque référentiel arrive complet : bibliothèque d'exigences, modèles de documents, workflows et modèle de rôles sont déjà en place. Vous ne partez jamais d'un système vide. Adoptez un deuxième référentiel et ComplyTrain relit les documents déjà rédigés pour le premier et indique quelles exigences ils satisfont, avec une justification écrite pour chacun. Une longueur d'avance sur les recouvrements, sans jamais rien valider à votre place.
Conçu et hébergé pour un travail sous contrainte réglementaire
ComplyTrain fonctionne dans l'UE (AWS eu-central-1). Chaque client est isolé au niveau de la base de données, de l'identité et du stockage : un schéma distinct, un pool d'identités distinct et un bucket de stockage distinct par organisation. Il est développé par Skylen pour les organisations auditées sur la façon dont elles traitent l'information, et pas seulement sur ce qu'elles produisent.
Disponible en neuf langues
La plateforme fonctionne en neuf langues, et les agents rédigent vos informations documentées dans la langue du travail concerné, plutôt qu'en anglais qu'il faudrait traduire avant l'audit. Découvrez comment fonctionne la prise en charge des langues.
L'IA se charge de la lecture. Vos équipes gardent le contrôle.
La différence ne tient pas à la présence d'une IA. Elle tient au fait que l'IA prend en charge la lecture fastidieuse et la rédaction, tandis qu'une personne identifiée décide. Chaque modification issue de l'IA est consignée.
Fondé sur vos propres informations documentées
L'assistant s'appuie sur vos propres procédures, vos enregistrements et vos preuves d'audit approuvés, jamais sur Internet. Vous choisissez les documents qu'il est autorisé à consulter. Il travaille donc uniquement à partir de ce que vous avez approuvé.
L'IA rédige la première version ; une personne valide.
L'IA parcourt une norme, rédige les sections et vérifie où vos documents répondent à chaque exigence. Elle signale les écarts avec leur niveau de gravité. Chaque proposition se présente comme une modification suivie que vous acceptez, refusez ou remplacez. Elle ne réécrit jamais le document qu'elle examine.
Chaque modification apportée par l'IA est attribuable et réversible
Une fois approuvé, un document est verrouillé : aucun processus d'IA ne peut le modifier. Chaque session et chaque suggestion de l'IA sont enregistrées et rattachées à un acteur identifié, machine ou personne. Les modifications influencées par l'IA restent ainsi attribuables et réversibles depuis l'historique des révisions. Toute évaluation peut être remplacée par une personne qualifiée.
Comment ComplyTrain apprend à vous connaître
Le système apprend à connaître votre organisation
Fini les mois passés à transcrire votre entreprise dans le modèle d'un autre. ComplyTrain crée votre espace de travail, analyse vos informations documentées existantes et vous interroge sur le reste.
Votre espace de travail est prêt avant votre connexion
Votre environnement isolé est créé pour vous. Il arrive avec la bibliothèque d'exigences, les modèles de documents, les workflows et le modèle de rôles correspondant aux normes que vous détenez. Chaque norme s'accompagne d'un plan de mise en œuvre, réparti sur la période qui vous sépare de votre échéance. Aucun projet de déploiement n'est nécessaire pour le mettre en place.
Il lit ce que vous avez déjà
Indiquez l'adresse de votre site web et importez les informations documentées que vous tenez déjà. ComplyTrain les lit et les indexe, y compris les PDF numérisés. Il détermine les exigences que vous satisfaites déjà et vous montre où se situent les véritables écarts.
Un conseiller en conformité vous interroge dans un langage clair
Un conseiller IA vous interroge sur votre activité, une question à la fois. Il ne pose que les questions dont il ne connaît pas déjà la réponse et les adresse aux personnes capables d'y répondre. Une question qui reste sans réponse n'est jamais une impasse : elle devient une tâche à traiter plus tard.
Rédigez une fois, réutilisez ensuite
Ce que vous confiez à ComplyTrain est enregistré avec sa source et son historique. Ces informations restent les vôtres et vous pouvez les modifier. Les données de votre entreprise alimentent chaque document généré. Le reste sert de base à la conversation suivante et à l'entretien mené pour la norme suivante. La deuxième norme se traite ainsi bien plus vite que la première.
Les modules
Neuf modules qui partagent un même jeu de données. Adoptez ceux dont vous avez besoin et ajoutez les autres à mesure que vous grandissez.
Système de management de la qualité
Audits, actions correctives, processus et approbations dans un seul système de management de la qualité, organisé selon la structure de l'ISO 9001.
Maîtrise des informations documentées
Rédigez vos documents de conformité avec l'IA, gardez chaque version sous contrôle et exportez-les à vos couleurs. Le tout au même endroit.
Gestion des formations
Attribuez les formations, prouvez qu'elles ont été comprises et conservez les preuves de compétence qu'un auditeur demande.
Management du risque
Identifiez, évaluez, traitez et suivez vos risques au même endroit. L'IA aide chacun à mener une évaluation rigoureuse, et chaque décision s'appuie sur une piste justifiable.
Gestion des exigences
Visualisez chaque exigence à laquelle vous êtes soumis, quel que soit le référentiel, y compris vos propres contrats et politiques. Chacune est reliée aux informations documentées, aux preuves d'audit et aux processus qui la satisfont.
Gestion des parties prenantes et des fournisseurs
Un registre à jour des fournisseurs et partenaires dont vous dépendez. Chacun fait l'objet d'une évaluation des risques, se réévalue selon un calendrier défini et alimente directement votre registre des risques.
Subventions et appels d'offres
L'IA lit le dossier d'appel d'offres et en extrait les exigences, les délais et les règles. Elle vous aide ensuite à rédiger la réponse à partir de vos propres contenus approuvés, chaque étape étant soumise à votre validation.
Veille média
L'actualité du secteur qui compte pour votre organisation. Lue et évaluée par l'IA, puis livrée sous forme de synthèse programmée, dans votre langue.
Rapports et analyses
Huit rapports intégrés, présents dans chaque module. Vous les planifiez, vous les diffusez et ils sont classés là où résident les preuves d'audit.