Langues
La conformité dans la langue que votre équipe utilise vraiment
ComplyTrain fonctionne en neuf langues. Les agents rédigent vos informations documentées dans la langue de travail concernée. Pas en anglais, à faire traduire avant l'audit.
La langue est un problème de conformité, pas une question de préférence
Les informations documentées existent pour être utilisées. ISO 9001 exige qu'elles soient disponibles et adaptées à l'usage là où le travail se fait. Autrement dit, la personne qui suit une instruction de travail doit pouvoir la lire. Une procédure rédigée uniquement en anglais, dans une usine où l'on travaille en polonais, devient une procédure qu'on explique à l'oral puis qu'on applique de mémoire. Le document est maîtrisé. La pratique ne l'est pas.
Le même écart réapparaît lors de l'audit. Un auditeur travaille dans la langue de l'audit. Quand le système qualité produit de l'anglais et que l'audit se déroule en espagnol, quelqu'un traduit le dossier à la main dans la semaine qui précède. Cette traduction n'a pas de version, n'est pas relue et s'éloigne un peu plus de l'original maîtrisé à chaque cycle. C'est précisément cet écart qui est relevé. C'est une source récurrente de constats qui n'a rien à voir avec la qualité du système sous-jacent.
La plupart des logiciels de conformité répondent à cela en traduisant leurs propres boutons et menus. Cela aide la personne qui clique. Cela n'apporte rien au document qu'elle produit, alors que c'est bien lui que l'auditeur lit.
Ce qui fonctionne dans votre langue
Trois éléments doivent être localisés pour que la langue cesse de constituer un risque de conformité. La plupart des outils ne traitent que le premier.
L'interface
Menus, champs, files de revue et messages système dans les neuf langues. Chacun travaille dans la langue dans laquelle il pense. C'est ce qui distingue un système réellement utilisé d'un système que l'on contourne.
Les documents rédigés par les agents
Les procédures, politiques et informations documentées sont rédigées dans la langue de la personne à qui le travail appartient. Il n'existe pas d'original anglais auquel serait ajoutée une étape de traduction. Aucune seconde version ne peut donc diverger.
La piste d'approbation
Les revues, les validations et la trace de qui a accepté quoi restent rattachées au document dans cette langue. Les preuves d'audit que consulte l'auditeur sont celles que votre équipe a produites.
Les neuf langues
ComplyTrain fonctionne en anglais, danois, allemand, espagnol, finnois, français, polonais, suédois et ukrainien.
Chaque utilisateur choisit la sienne. Ce choix est individuel, pas organisationnel. Un responsable qualité danois et un chef de production polonais travaillent ainsi dans le même système, sur les mêmes documents maîtrisés, chacun dans sa langue.
Un seul système, plusieurs pays
Les groupes présents dans plusieurs pays finissent en général par adopter l'une de deux solutions, coûteuses toutes les deux. Soit chaque filiale gère son propre système qualité, et la maison mère n'a aucune vue consolidée, soit le groupe gère un système unique en anglais et chaque site tient une copie traduite officieuse pour ceux qui exécutent le travail.
La seconde solution est la plus répandue, et la plus risquée. La copie officieuse est celle qui se trouve sur le terrain. C'est elle qui devient obsolète.
Un système unique qui rédige dans la langue de chaque site supprime la raison d'être de cette copie parallèle. Le document maîtrisé et le document utilisé ne font qu'un. Découvrez comment cela s'articule avec la maîtrise documentaire et le SMQ structuré selon l'ISO 9001, ou consultez les normes que nous prenons en charge.
Questions fréquentes
Devez-vous choisir une seule langue pour toute l'organisation ?
Non. La langue se définit par utilisateur. Un groupe implanté dans plusieurs pays exploite un seul système de management de la qualité, et chacun consulte et travaille dans sa propre langue.
Que se passe-t-il lorsque l'auditeur travaille dans une langue différente de celle du site ?
Le document existe dans la langue de sa rédaction, avec son historique de revue et d'approbation. Lorsqu'un audit exige une autre langue, le document est produit dans cette langue par le même processus maîtrisé. Il n'est pas traduit de façon informelle en dehors du système.
ComplyTrain traduit-il automatiquement les documents depuis l'anglais ?
Non. Les agents rédigent directement dans la langue cible plutôt que de traduire ensuite. C'est important : une procédure traduite hérite de la structure de phrase de la langue source, or les informations documentées de conformité sont lues attentivement par des personnes qui ne les ont pas rédigées.
Où les données sont-elles stockées ?
Dans l'Union européenne. ComplyTrain fonctionne sur AWS eu-central-1 (Francfort). Chaque client est isolé selon le modèle silo : un schéma, un pool d'utilisateurs Cognito et un bucket de stockage par locataire. La prise en charge des langues ne modifie en rien le lieu d'hébergement des données.